Häufig gestellte Fragen
Sie finden hier Antworten auf Fragen rund um Datenschutz, Migration, Versionierung, OCR, ClamAV und Backup. Fehlt eine Frage? Schreiben Sie uns.
Wo werden meine Daten gespeichert?
Standardmäßig in Ihrer eigenen CATAMA-Installation. Optional unterstützt das DMS Amazon S3 (oder S3-kompatible Anbieter) und WebDAV. Auf Wunsch betreiben wir Ihre Instanz in unserem Rechenzentrum in Deutschland.
Ist das DMS DSGVO-konform?
Ja. Wir verzichten auf Tracker, jede Datenverarbeitung erfolgt in Ihrer eigenen Installation und alle personenbezogenen Daten verbleiben dort. Diese Marketing-Seite setzt keinerlei Cookies oder Tracking-Pixel.
Wie funktioniert die Migration aus meinem Altsystem?
Wir importieren Ihre bestehenden Dokumente per Bulk-Upload oder direkt aus dem Dateisystem. Bestehende Ordnerstrukturen, Tags und – wenn vorhanden – Metadaten werden übernommen. Auf Wunsch unterstützen wir die initiale Verschlagwortung mit OCR-Vorlagen.
Kann ich auf eine ältere Version zurücksetzen (Rollback)?
Ja. Jede Version eines Dokuments bleibt mit ihrem SHA-256-Hash erhalten und kann jederzeit als neue aktive Version markiert werden – ohne Datenverlust. Die Versions-Historie ist im Audit-Log nachvollziehbar.
Welche Löschfristen gelten?
Sie definieren pro Ordner Aufbewahrungsrichtlinien (Retention). Optional setzen Sie Legal Holds, die bestimmte Dokumente vor automatischer Löschung schützen. Der Soft-Delete-Papierkorb behält Dokumente konfigurierbar verfügbar.
Wie funktioniert der ClamAV-Virenscan?
Eingehende Dateien werden vor dem Speichern an einen ClamAV-Daemon übergeben. Sie konfigurieren, ob infizierte Dateien blockiert oder in einen Quarantäne-Bereich verschoben werden. Status und Statistiken sind im DMS-Admin sichtbar (nur Support-Rolle).
Welche Sprachen unterstützt die OCR?
Tesseract unterstützt über 100 Sprachen. Standardmäßig sind Deutsch und Englisch aktiv. Weitere Sprachpakete lassen sich auf dem Server nachinstallieren. Optional kann eine Cloud-OCR (OCR.space) als Fallback eingebunden werden – etwa für Handschriften.
Funktioniert das DMS auf dem Smartphone?
Ja. Das UI ist responsive, mit Burger-Menü, Touch-optimierten Vorschauen, Zoom für Bilder und einem mobilen Signaturpad. So unterzeichnen Empfänger Dokumente direkt am Smartphone.
Gibt es Single-Sign-on?
Das DMS nutzt die CATAMA-Authentifizierung. Wenn Ihre CATAMA-Installation mit SSO (z. B. SAML, OIDC) verbunden ist, profitiert das DMS automatisch davon.
Wie wird gesichert?
Datenbank-Dumps und Storage-Volumes sollten regelmäßig gesichert werden – wir empfehlen tägliche Snapshots. Beim Hosting durch uns übernehmen wir das automatische, verschlüsselte Backup.
Frage offen geblieben?
Schreiben Sie uns – wir antworten in der Regel innerhalb eines Werktages.
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